Совещание – это один из важных методов управления. Главная цель совещания обмен информацией, обсуждение производственных задач, принятие обоснованных решений. Недостатки, отмеченные при проведении совещаний:
-мелкотемье;
-чрезмерная длительность;
-неоправданно большое число участников;
-плохая подготовка;
-неконкретность решений;
-безответственное отношение к выполняемым решениям.
Подготовка делового совещания:
Принятие решения о проведении заседания – 2р в нед по существ причинам.
Определение тематики, формулирование повестки дня – 1-2 главных вопроса, 2-3 мелких.
Определение состава участников (заинтересованность, компетентность, достаточность служебных прав, не приглашать кто не знаком с делом), ориентировочной длительности, даты и времени проведения совещания.
Подготовка самого руководителя (подобрать аргументы, проект решения, выработать рекомендации по принятию решения).
Подготовка участников совещания (ознакомление с документами, подготовка доклада по вопросу, плакатов, буклетов).
Подготовка помещения (интереьер, освещение, буфет).
Ведение и утверждение протокола совещания.
Типы совещаний:
1) Проблемные – может проводиться по 1 проблеме несколько раз, продолжительность 1-2 часа.
2) Инструктивное совещание (30-45 мин) – раздача инструкций.
3) Оперативные совещания (5-20 мин) – сбор информации о текущих делах, связанных с внедрением принятого решения в жизнь, возврат к 1 при отклонении.
Схема проведения совещания
Сложные вопросы решаются 40-50 мин: доклад читается в течение 5 мин,
прения по докладу – 2-5 мин на каждого участника, чтение проекта решения– 3-5 мин, обсуждение и окончательное принятие решения – 10 мин.
