Обследование общих закономерностей функционирования организации-обследование деятельности каждого автоматизируемого подразделения-детальное обследование бизнес-процессов.
1этап. Цель этапа: Зафиксировать (идентифицировать) структуру организации и общие закономерности ее деятельности. Запрос документов,регламентирующихдеятельность организации(документы, определяющие функционирование организации в целом; документы, определяющие направления ее деятельности; документы, определяющие правила и принципы осуществления стратегического управления;стратегический план развития организации.), ----= Систематизация информации---отчет-(Общие принципы функционирования организации. Направления деятельности. Правила взаимодействия с внешними организациями. Перечень основных бизнес-процессов. ) 2 этап. Цель этапа: Выявить общую структурную схему бизнес-процессов организации, зафиксировать функции подразделений.
1)Предварительный запрос информации о функционировании подразделений [Запросная форма- Название подразделения.
2)Документы, определяющие условия работы подразделения и выполнение конкретных функций (регламенты, должностные инструкции, кодексы).
3)Функции подразделения.
4)Документы других подразделений (отчеты, справки, заказы, заявки и т.п.), поступающие в данное подразделение, необходимые для его работы.
5)Документы, появляющиеся в результате работы подразделения, которые используются в других подразделениях, передаются поставщикам, клиентам или архивируются.]---- Подготовка Положения о классификации бизнес-процессов----- Формирование отчета.Содержание отчета по II этапу.
1)Структура организации.
2)Классификация бизнес-процессов.3)Описание деятельности подразделений: название подразделения; документы, регламентирующие деятельность; выполняемые функции; входящие документы; исходящие документы; ревизия имеющихся организационных документов; результаты деятельности подразделения.
3 этап. Цель этапа: Зафиксировать необходимые детали выполнения бизнес-процессов.
Запрос информации о выполнении бизнес-процесса------ Подготовка положения о бизнес-процессах----- Разработка
положений о документообороте в подразделениях.
1) Первоначальные данные или информация, с поступления которых начинается выполнение функции.
2) Данные, необходимые для выполнения функции. Их источники;
3) Данные, формируемые при выполнении функции. Их получатели;
4) Сотрудники организации, а также клиенты, поставщики и иные внешние организации, участвующие в выполнении функции;
5) Материалы и другие материальные ценности, необходимые и потребляемые при выполнении функции;
6) Материалы и другие материальные ценности, получаемые в результате выполнения функции;
7) Степень важности процесса в рамках работы подразделения.
7) Проблемы, возникающие при выполнении процесса:насколько критичны (влияют на общую деятельность организации; влияют на функционирование отдела; не значительны); зависят от работы: сотрудников/смежных подразделений/ поставщиков/клиентов, ; неблагоприятно влияют на: стоимость/время/качество выполнения процесса
8) Время выполнения процесса.
9) Последовательность действий выполнения процесса.
