Экономическая целесообразность определяется следующими факторами: расходами, риском и выгодой.
Одна из основных проблем при оценке экономической эффективности заключается в правильном подсчете расходов на ИТ.
Эффективность=Результат/Затраты.

Эффект от внедрения:
1. Прямой эффект(экономия средств;экономия рабочего),
2. Косвенный эффект (Прозрачность управления; возможность накопления; контроль исполнения).

Вычисление расходов: S=S1+S2+S3+S4
S1=L*N – стоимость лицензий
S2=k*H, k≤0,4 – стоимость дополнительного оборудования
S3=M*W(1 + F(N)) – стоимость внедрения
F(N) – зависимость стоимости внедрения от размера организации
S4=k(S1+S2+S3), 0,1≤k≤0,2 – стоимость сопровождения в год

Вычисление доходов: D=D1+D2+D3+D4
D1= 21*25* P*N - экономия материалов;
D2 – экономия времени на создание новых документов (7,5%);
D3 – экономия времени на поиск документов (5%);
D4 = 0,2*S*N – экономия времени за счет ускорения бизнес-процессов
S – расходы на 1 сотрудника по обработке документов