Есть волшебный сервис, DropBox называется, который позволяет меняться файлами без лишних проблем - кинул файл в папку - он сразу у всех появился.
Для того, чтобы волшебным сервисом запользоваться, надо в нем зарегаться.

Ссылка для регистрации в волшебном сервисе

После того, как зарегистрировались - устанавливаем прилагаемую программку, вводим в нее свой логин-пароль и ждем приглашения на папку с универскими документами. Если приглашение долго не приходит, то можно мне написать почтой или аськой.